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Posta elettronica aziendale: assistenza, consulenza e fornitura

Effettuiamo servizi di assistenza, consulenza e fornitura di posta elettronica aziendale, aiutando i nostri clienti nella scelta del servizio più appropriato alle proprie esigenze tra quelli di cui siamo rivenditori autorizzati:

  • Google Workspace gmail (email aziendale Google)
  • Microsoft 365 (email aziendale Outlook)
  • QBox Mail

Il nostro compito non si limita alla semplice fornitura, ma effettuiamo un vero e proprio servizio di consulenza alla posta elettronica aziendale.

Anche su configurazioni già attive, in quanto è sempre opportuno verificare che l’email aziendale sia configurata nella maniera corretta per garantire una maggiore sicurezza:

  • per la posta elettronica in entrata (configurazioni antispam)
  • per la posta elettronica in uscita (prevenire lo spoofing)

Perché è così importante la posta elettronica in ambito aziendale?

Sembrerebbe anacronistico parlare dell’importanza della posta elettronica in ambito aziendale come strumento essenziale nella gestione delle relazioni lavorative per scambiare informazioni con colleghi clienti e fornitori. Nonostante questo, spesso si corre il rischio di sottovalutare l'importanza di affidarsi a un fornitore professionale, dando per scontato che sia sufficiente creare qualche casella email - magari presso il provider dove si già è registrato il dominio - senza effettuare valutazioni più approfondite.

Per non parlare poi dei limiti nell’utilizzo di domini alcuni non personalizzati (libero.it, gmail.com):

  • immagine non professionale
  • mancata gestione di uffici, singoli dipendenti o funzionalità aziendali
  • mancata fruizione di funzionalità correlate alla mail professionali quali backup automatici, calendari e rubrica condivisi.
  • mancata fruizione della posta elettronica attraverso client come ad esempio Outlook – con l’utilizzo obbligatorio di interfacce web spesso piene di fastidiosa pubblicità fastidiosa!

Come scegliere il “giusto” fornitore per la posta elettronica aziendale

Quali sono, ad esempio, le valutazioni (di base) da fare per la scelta del fornitore a cui affidare la propria posta elettronica aziendale?

Per prima cosa, è indispensabile comprendere quali siano le reali esigenze per l’utilizzo di un servizio di posta elettronica aziendale:

  • di quante caselle di posta elettronica necessità l’azienda?
  • quanto spazio deve avere a disposizione ogni casella di posta aziendale?
  • c’è la necessità di dover impostare anche dei risponditori automatici o creare delle liste di distribuzione per l’invio multiplo di email?
  • affidarsi a strumenti di collaborazione aggiuntivi come rubriche, calendari condivisi, chat o addirittura integrazione con sistemi di video conference?
 
 

Assistenza e consulenza informatica a Varese, "Como e Milano"

Possiamo accompagnarvi nella scelta più appropriata per le reali necessità della vostra azienda – oltre che a mettere a disposizioni alcuni servizi dedicati, come ad esempio:

  • Supporto completo nella migrazione dall’attuale fornitore di posta elettronica
  • Sicurezza e Backup affinchè i sistemi siano affidabili ed i dati siano sempre in duplice copia per proteggersi anche in caso di cancellazione accidentale o violazione delle credenziali e conseguente cancelleazione dolosa
  • Autenticazione DKIM / SPF: sono dei protocolli che ci proteggono dalle minacce di spoofing. impediscono cioè che soggetti terzi provino ad inviare mail utilizzando caselle di poste per le quali non sono autorizzati cercando di impersonificare qualcun’altro
  • GDPR Compliance: datacenter in territorio EU e rispetto di tutte le normative previste dal regolamento europeo della privacy
  • Antispam e antivirus: impostazioni di filtri che bloccano le mail spam o contenenti virus senza neanche recapitare alla cassetta postale del destinatario

Posta elettronica aziendale: i vantaggi dell'archiviazione

L'archiviazione della posta elettronica consente di evitare la cancellazione accidentale di email importanti.
Potenzialmente una mail persa potrebbe significare la perdita di un documento importante o di una comunicazione magari con valore probatorio in caso di disputa legale.

Devi sapere che i backup dei sistemi di posta elettronica non sono progettati per andare a ritroso di mesi o anni ed anche i servizi cloud più importanti non offrono servizio di restore qualora una mail venga cancellata per errore.
altri vantaggi relativi all'archiviazione della posta elettronica aziendale sono:

  • Gestione mailbox ex dipendenti a norma di legge
  • Protezione in caso di controversie giuridiche
  • Salvaguardia contro la cancellazione accidentale
  • Protezione dalla cancellazione dolosa delle email da parte del personale

Data la centralità della posta elettronica nell'ambito lavorativo, appare evidente come la scelta del giusto fornitore di posta elettronica non debba essere presa alla leggera, ma ponderata attentamente in base alle specifiche esigenze che si desidera soddisfare.